Domeinbeheer

Met domeinbeheerfuncties kunnen organisatie-eigenaren van het Enterprise-abonnement het eigendom claimen van een e-maildomein dat aan hun workspace is gekoppeld. Hiermee ontgrendel je de mogelijkheid om SAML SSO voor een organisatie te configureren, Notion-koppelingen te bouwen met Voorbeeld van link en te bepalen wie workspaces mag aanmaken.

Een domein verifiëren voor je workspace:

1. Ga naar notion.com/settings/organization.

2. Selecteer Manage email domains in het tabblad General van je organisatie-instellingen.

3. Selecteer Add email domain.

4. Voer je e-maildomein in en selecteer Get verification code.

5. Volg de aanwijzingen om je DNS-record bij te werken.

6. Klik op Verify domain om Notion je DNS-record te laten controleren.

   • Als de Status van je domein Pending is, selecteer je •••@komende het domein → View details → Verify om het handmatig te verifiëren.

7. Zodra de verificatie is voltooid, zie je een bevestigingsvenster en wordt de Status van je domein Verified.

Pas de machtigingen voor het aanmaken van workspaces aan:

• Je workspace moet op het Enterprise-abonnement zitten.

• Je moet een organisatie-eigenaar zijn.

• Je hebt ten minste één domein geverifieerd. Instructies voor domeinverificatie vind je hierboven →

Je kunt de machtigingen aanpassen voor wie nieuwe workspaces mogen aanmaken met je geverifieerde domeinen. Doe hiervoor het volgende:

1. Ga naar notion.com/settings/organization.

2. Ga naar het tabblad People.

3. Schakel in het gedeelte Managed accounts de optie Allow users to create new workspaces in of uit. Wanneer deze is uitgeschakeld, kunnen alleen organisatie-eigenaren nieuwe workspaces aanmaken met je geverifieerde domein.

Zodra een domein is geverifieerd, kunnen organisatie-eigenaren met een Enterprise-abonnement workspaces die zijn gemaakt door gebruikers met hun geverifieerde domein overdragen, verwijderen of het eigendom ervan claimen.

Workspace(s) die geclaimd kunnen worden bekijken en beheren:

• Je moet eigenaar van een organisatie zijn met een Enterprise-abonnement.

• Je geverifieerde domein mag geen educatief domein zijn.

• Je geverifieerde domein moet ten minste 14 dagen geverifieerd zijn.

• Voor workspaces met één lid moet het e-mailadres van de Maker van de workspace bij het geverifieerde zakelijke domein horen.

• Voor workspaces met meerdere leden moet het e-mailadres van de Maker van de workspace bij het geverifieerde zakelijke domein horen (de Maker hoeft geen huidig lid van de workspace te zijn). Ten minste één huidige eigenaar van de workspace (de Maker of iemand anders) moet het geverifieerde e-mailadres gebruiken.

• Als je een Enterprise-werkruimte wilt claimen, mag die werkruimte geen deel uitmaken van een andere organisatie.

Eigenaren van een Enterprise-organisatie kunnen alle niet-Enterprise-werkruimten bekijken die zijn gemaakt door gebruikers met hun geverifieerde domein door naar het tabblad General van de instellingen van hun organisatie → Manage workspaces te gaan. Vanaf daar kunnen ze:

• Bekijk elke workspace met informatie over de naam, het abonnementstype, het aantal leden en meer.

• Selecteer Add workspace om workspaces met meerdere leden te claimen en ze te upgraden naar het Enterprise-abonnement (als ze nog niet op het Enterprise-abonnement zitten).

• Vraag de eigendomswijziging aan of verwijder workspaces met één lid.

Met domeinbeheer kunnen organisatie-eigenaren met een Enterprise-abonnement een wijziging in de eigendomsoverdracht aanvragen voor workspaces met één lid die een geverifieerd domein gebruiken naar een niet-zakelijk e-mailadres. Dit is vooral handig wanneer gebruikers een workspace hebben gemaakt met een zakelijk e-mailadres, maar de workspace voornamelijk gebruiken voor persoonlijke projecten.

Wijzig het eigendom van een workspace:

• Je moet een organisatie-eigenaar zijn met een Enterprise-abonnement.

• De workspace mag slechts één lid hebben.

Om dit te doen, kunnen organisatie-eigenaren de volgende stappen volgen:

1. Ga naar notion.com/settings/organization.

2. Open het tabblad General.

3. Selecteer Manage workspaces → Add workspace.

4. Selecteer ••• naast een workspace met één lid.

5. Selecteer Request transfer.

Wanneer het wijzigingsverzoek is ingediend, wordt er een e-mailmelding verzonden naar de eigenaar van de geselecteerde workspace en heeft de gebruiker geen toegang meer tot de workspace totdat de resterende overdrachtsstappen als volgt zijn voltooid:

1. Log in op de workspace.

2. Volg de instructies en wijzig het e-mailadres dat aan het account is gekoppeld naar een niet-zakelijk e-mailadres. Opmerking: terwijl een eigendomswijziging voor een workspace met één lid wordt aangevraagd, kan de gebruiker het e-mailadres dat aan hun gebruikersaccount is gekoppeld niet wijzigen.

3. Er wordt een verificatiecode naar het e-mailadres verzonden om het eigendom van de gebruiker over het account te bevestigen. Voer deze verificatiecode in de workspace in.

4. Zodra de wijziging is voltooid, wordt er een geautomatiseerde e-mail verzonden.

Zodra een organisatie-eigenaar een domein verifieert, wordt er een geautomatiseerde e-mail verzonden naar alle workspace-eigenaren van workspaces die al met dat domein bestaan. Hierin worden ze geïnformeerd dat hun workspaces in aanmerking komen om te worden geclaimd.

Tijdens deze notificatieperiode van 14 dagen kunnen workspace-eigenaren alleen eigendomsoverdrachten aanvragen voor workspaces met één lid. Ze kunnen geen workspaces met één lid verwijderen of workspaces met meerdere leden claimen.

Organisatie-eigenaren kunnen de lijst met claimbare workspaces ook exporteren als CSV. Doe hiervoor het volgende:

1. Ga naar notion.com/settings/organization.

2. Open het tabblad General.

3. Selecteer Manage workspaces → Add workspace → ⬇️.

De CSV-export wordt per e-mail naar je verzonden.

Met domeinbeheer kunnen Enterprise organisatie-eigenaren eenvoudiger beheren hoe een geverifieerd domein wordt gebruikt en waar gerelateerde projecten op Notion worden opgeslagen. Wanneer een werknemer bijvoorbeeld het bedrijf verlaat, kunnen Enterprise organisatie-eigenaren hun workspaces met één lid verwijderen om oude inhoud op te schonen en tegelijkertijd compliant te blijven.

Een workspace verwijderen:

• Je moet een organisatie-eigenaar zijn met een Enterprise-abonnement.

• Het domein is ten minste 14 dagen geleden geverifieerd.

• De workspace mag slechts één lid hebben en moet ofwel op een Gratis abonnement staan, of alle betalingen zijn voldaan als het een betaald abonnement betreft.

Om een workspace te verwijderen, kunnen organisatie-eigenaren de volgende stappen volgen:

1. Ga naar notion.com/settings/organization.

2. Open het tabblad General.

3. Selecteer Manage workspaces → Add workspace.

4. Selecteer ••• naast een workspace met één lid.

5. Selecteer Verwijdering plannen.

De tool voor Workspace-consolidatie is beschikbaar voor sales-assisted Enterprise-klanten via hun Notion Account Management-team. Lees meer over Workspace-consolidatie support hier.